Finanzas y Folios

Aplicar Pagos y Cargos

La aplicación de pagos se puede efectuar en diferentes apartados del Módulo de Recepción: Desde folios, Check-in para reservas Inhouse, Rack de Habitaciones, Calendario de habitaciones, Folios y Check-outs.

Pagos en Efectivo

Para aplicar un pago de efectivo, seleccionaremos la opción de pagos en efectivo desde el menú desplegable en la reserva o folio correspondiente.

Descripción de Conceptos

No. de Recibo: Campo opcional generalmente utilizado para agregar manualmente un número consecutivo de algún documento impreso.
Fecha de trabajo: La fecha con la que se aplicará el pago en el sistema.
Importe: El monto o importe exacto del pago a aplicar.
Divisa: La moneda a utilizar. Si es diferente a la moneda base (ej. pesos), asegúrate de que se haya ingresado el tipo de cambio correcto.
B (Botón de Balance): Permite seleccionar que al campo de importe se aplique automáticamente el saldo del folio, o el precio total de la reservación (ideal para aplicar pagos totales en el día del check-in).
Tipo de Cambio: Siendo 1 para la moneda base (ej. pesos), y para otras divisas su equivalencia correspondiente.
R (Rate/Cambio): Permite alternar entre utilizar el tipo del cambio del día actual o el tipo de cambio del día en que se reservó la habitación originalmente.
Cashbox Efectivo: Caja de efectivo donde ingresa el dinero. Generalmente aplica EFMXN o EFUSD de acuerdo a la divisa; es una forma clave de agrupación de las transacciones para corte de caja.
Balance Actual: Muestra el saldo pendiente actual del folio antes del pago.
Nota: Campo libre para agregar algún comentario o referencia específica del pago realizado.

Pagos con Tarjeta

En los pagos con tarjeta, se enlistan las formas de pago aceptadas en el establecimiento. Incluyendo las tarjetas bancarias como Visa (VI), MasterCard (MC), Amex, Transferencias, Otras formas de Pago, PayPal, Stripe, etc.

Descripción de Conceptos

No. de Recibo: Campo opcional generalmente utilizado para agregar manualmente un número consecutivo de algún documento impreso (ej. boucher de terminal).
Tipo de tarjeta: Permite seleccionar entre las diferentes formas de pagos aceptadas en el establecimiento: Tarjetas de Crédito/débito, VI, MC, AMEX, Transferencias, PayPal, Stripe, etc.
Fecha de trabajo: La fecha con la que se aplicará el pago en el sistema.
Importe: Importe del pago a aplicar.
Divisa: La moneda a utilizar. Asegurarse de tener el tipo de cambio de la divisa seleccionada si es diferente a la local.
B (Botón de Balance): Autocompleta el campo de importe con el saldo pendiente del folio o el precio total de la reservación.
Tipo de Cambio: Siendo 1 para la moneda local, y para otras divisas su equivalencia.
R (Rate/Cambio): Permite seleccionar entre el tipo del cambio del día o el del día en que se reservó.
Cashbox (Tarjeta): Generalmente aplica TCMXN o TCUSD de acuerdo a la divisa. Es la agrupación de las transacciones bancarias.
Balance Actual: El saldo actual del folio.
Nota: Campo para agregar número de autorización, terminación de tarjeta o referencia bancaria.

Importante sobre Restricciones de Pagos:

Para los pagos en Efectivo o con Tarjeta, se puede limitar que se apliquen pagos con símbolos negativos desde la configuración del hotel, requiriendo permisos de administrador. Esto permite que las transacciones se clasifiquen de manera adecuada para la generación de reportes financieros.

Cuando un usuario aplica erróneamente una forma de pago, esta no se podrá eliminar. La transacción correcta y permitida es Aplicar un Reembolso de Efectivo/Tarjeta (dependiendo de la transacción original) y posteriormente Aplicar Posteos / Cargos correctos.

Aplicar Posteos / Cargos

La aplicación de posteos / cargos manuales permite agregar importes al folio del cliente, agencia, grupo, etc. Estos pueden ser servicios de alimentos, extras, teléfono, internet, minibar, lavandería o incluso alojamiento cuando por algún motivo no se aplicó automáticamente o se requiere un complemento.

Los posteos están disponibles desde múltiples apartados: Rack de Habitaciones, Calendario de Habitaciones, Folios, Transacciones de Folios, entre otros.

Pasos para aplicar un posteo:

Seleccionamos el folio donde se aplicará el cargo extra.
Desplegamos el menú de acciones del folio y seleccionamos la opción Posteo.
En la nueva ventana se precargarán los datos del folio seleccionado (Habitación, Fecha, Nombre del Folio).
Indicamos en Departamento la categoría o servicio a cargar (ej. Minibar, Restaurante).
Indicamos el Importe a cobrar.
Opcionalmente podremos agregar alguna nota explicativa sobre el consumo.
Haz clic en Guardar para aplicar el cargo al estado de cuenta.

En el folio, este nuevo cargo se agrupará bajo el tipo de transacción "Posteo" y se ubicará en la columna de Débito como un importe positivo, sumando al saldo deudor del huésped.

Nota sobre correcciones: Al igual que los pagos, los posteos no se eliminan. Si un posteo fue mal aplicado, el procedimiento correcto para nivelar la cuenta es realizar la operación "Aplicar una Corrección" (Ajuste).